压缩Word文档大小的两种方法

文档编写完成后,往往需要将合作编写的文档发送给上级主管人员,但是含有大量图片的大文档会很大,发送起来不是很方便,甚至无法用邮箱发送。本文主要讲述了压缩文档大小的两种方法。

1、将文档转换成新的文档格式

将Word 97-03的文档转换成Word 2007的文档可以显著减小文件的大小,步骤如下:

(1)打开将Word 97-03的文档,单击【Office按钮】,执行【转换】命令,如图1所示。

对文档格式进行转换

图1 对文档格式进行转换

(2)随即打开确认文档格式转换的提示框,单击【确定】按钮,如图2所示。

确定文档格式转换对话框

图2 确定文档格式转换对话框

转换后,文档的标题栏中将不再有“[兼容模式]”字样,这时的文档格式即为全新的Word 2007文档,如图3所示。

文档格式转换后标题栏的变化

图3 文档格式转换后标题栏的变化

转换前后的文档格式和文档大小如图4所示。转换为全新的文档格式后的文档显然小了很多。

转换后的文档显著减小

图4 转换后的文档显著减小

2、对图片进行压缩

含有大量图片的文档无疑会占用大量的磁盘空间,Microsoft Word 2007提供了一个非常方便的减小图片大小的工具,通过压缩图片的方法可以显著减小文档大小,步骤如下:

(1)单击以选中文档中的图片。

(2)打开“图片工具”下的“格式”选项卡。

(3)单击“调整”选项组中的【压缩图片】按钮打开“压缩图片”对话框。

(4)单击【选项】按钮打开“压缩设置”对话框。

(5)为了尽可能地减小文件大小,可以同时选中“保存时自动执行基本压缩”和“删除图片的剪裁区域”复选框。选中“目标输出”选项区域中的“电子邮件”选项。如图5所示。

对图片进行压缩

图5 对图片进行压缩

(6)单击【确定】按钮,完成对图片的压缩。

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