使用Word 2010中的“邮件合并”功能实现批量打印信封

给客户发送纸质信件,自然要在信封上填写客户的地址、名称、邮编等信息。几百名客户,就意味着几百个信封,难道小黄就要在信封上书写几百个地址、几百个名称等信息吗?答案是否定的,同样借助Word 2010中强大的“邮件合并”功能,可以轻松批量打印信封。

在Word 2010提供的“邮件合并”功能中,通过“中文信封制作向导”,小黄可以快速制作符合自己要求的信封。

1、在Word 2010中,切换到“邮件”选项卡,在“新建”选项组中单击【中文信封】按钮,如图1所示。

使用Word 2010中的“邮件合并”功能实现批量打印信封

图1 中文信封

2、在随即打开的“信封制作向导”对话框中,直接单击【下一步】按钮,如图2所示。

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图2 信封制作指导

3、在“选择信封样式”页面中,选择一种与实际信封尺寸相一致的信封样式,如“国内信封-DL(220×110)”,其他选项保留默认值,继续单击【下一步】按钮,如图3所示。

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图3 选择信封样式

4、在“选择生成信封的方式和数量”页面,选中“基于地址簿文件,生成批量信封”单选按钮,然后单击【下一步】按钮,如图4所示。

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图4 生成信封的方式和数量

5、在“从文件中获取并匹配收信人信息”页面中单击【选择地址簿】按钮,如图5所示。

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图5 选择地址簿

6、在随即打开的“打开”对话框中,单击右下角处的“Test”下三角按钮,将文件类型更改为“Excel”,如图6所示。

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图6 地址簿的文件类型

7、浏览选择记录客户信息的Excel表格(前提是,已将Outlook中的客户联系人导出到了该表格中,且将“经理”和“总经理”级别的客户信息单独放置在了工作簿的左数第1张工作表中),单击【打开】按钮,如图7所示。

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图7 地址簿文件

8、返回到“信封制作向导”对话框,单击“姓名”右侧的“未选择”下三角按钮,在随即打开的下拉列表中选择“客户姓名”选项,如图8所示。

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图8 选择对应项

9、执行“步骤8”类似操作,将称谓、单位等其他选项与Excel表格中的对应项相匹配,再继续单击【下一步】按钮,如图9所示。

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图9 对应项

10、在“输入寄信人信息”页面中,根据提示,在“姓名”、“单位”等文本框中输入相应的寄信人信息,继续单击【下一步】按钮,如图10所示。

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图10 输入寄信人信息

11、在向导的最后一个页面中,单击【完成】按钮,如图11所示。

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图11 信封制作完成

12、此时,系统将自动批量生成包含寄信人、收件人信息的信封,如图12所示。

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图12 自动批量生成信封

13、将批量生成的信封打印到纸质信封上。单击“文件”选项卡,打开后台视图,并切换到“打印”视图中。

14、根据实际情况设置打印选项,单击【打印】按钮,即可将电子版信封中的信息快速打印到实际的纸质信封上,如图13所示。

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图13 打印

至此,纸质的客户邀请函和信封都已制作完成,小黄只需按顺序将它们装在一起进行邮递即可,如图14所示。

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图14 完成

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